Integración Shopify – GLS: guía para automatizar los envíos de tu tienda online

Resumen

Integrar Shopify con GLS consiste en que cada pedido listo para enviar se convierta en un envío de GLS, con su etiqueta y su recogida, sin que nadie copie direcciones a mano, y en que el número de seguimiento y los estados de entrega vuelvan a Shopify para que el cliente sepa dónde está su paquete. Antes de elegir cómo hacerlo, hay que tener el contrato y las credenciales de GLS, decidir dónde y quién prepara los pedidos y aclarar qué servicios vas a ofrecer.

Hay cinco caminos: la app de GLS para Shopify, plataformas multitransportista, desarrollo a medida contra la API de GLS, gestión manual desde su web o un hub de integración. Cuál conviene depende del volumen, de si trabajas con un ERP o un almacén externo y de cuántos transportistas vas a usar.

Qué tener en cuenta antes de plantearte la integración

Qué sistema manda en cada dato

En envíos el reparto suele estar claro, pero conviene dejarlo por escrito:

• Shopify manda en el pedido, la dirección de entrega, el método de envío elegido por el cliente y la comunicación con él.
• GLS manda en el número de envío, el seguimiento, los estados de entrega y las incidencias.
• Tu ERP o tu SGA, si los tienes, mandan en qué se ha servido realmente y en la factura.

Si una dirección se corrige en GLS pero no en Shopify, o un pedido se marca como enviado sin envío real, la información acaba desincronizada y el cliente recibe mensajes contradictorios.

Tu contrato y tus credenciales de GLS

En España, GLS trabaja con una red de agencias, y es tu agencia la que gestiona el contrato, las tarifas y las recogidas. Para conectar directamente necesitas las credenciales de integración de GLS, que se piden a tu agencia o a tu comercial. Sin ellas no se pueden generar etiquetas ni recibir estados.

Revisa también con tu agencia:

• Servicios contratados: plazos de entrega, entrega en ParcelShop, Portugal, internacional y devoluciones.
• Dirección de remitente y de recogida: si envías desde varios almacenes, cada uno puede depender de una agencia distinta.
• Reembolso: si cobras contra reembolso, cómo y cuándo te lo liquida GLS.

Quién prepara los pedidos (y dónde)

No es lo mismo un almacén propio que imprime etiquetas desde la tienda que un SGA o un operador logístico que prepara los pedidos por ti. La etiqueta tiene que generarse donde se empaqueta el pedido, y el aviso de “enviado” tiene que salir cuando el paquete se ha entregado de verdad al transportista, no antes.

Qué servicios vas a ofrecer en el checkout

Cada método de envío que el cliente ve en el checkout de Shopify (estándar, urgente, entrega en ParcelShop, internacional) tiene que corresponder a un servicio de GLS. Define esa tabla de equivalencias antes de empezar, porque decide qué etiqueta se genera para cada pedido y a qué precio te lo factura GLS.

Calidad de los datos de producto y de dirección

Una integración de envíos depende de dos datos que en muchas tiendas están incompletos: el peso de los productos y la dirección del cliente. Productos sin peso generan etiquetas con peso por defecto que luego se regularizan en la factura, y direcciones sin número o con código postal erróneo generan incidencias de entrega. Revísalos antes de conectar.

Volumen, picos y horarios de recogida

¿Cuántos envíos haces al día? ¿Cuántos en Black Friday? ¿A qué hora pasa GLS a recoger? Con volumen alto, la integración tiene que generar etiquetas por lotes y tenerlo todo listo antes de la recogida. Estas respuestas pesan más en la elección del método que la lista de funcionalidades.

Qué significa integrar Shopify con GLS: definición operativa

En la práctica, una integración Shopify–GLS es un conjunto de flujos de datos entre el pedido y el envío, cada uno con su origen, su destino, su momento y sus reglas.

De Shopify a GLS

• Envío: destinatario, dirección, teléfono y email, servicio, número de bultos, peso y referencia del pedido.
• Datos opcionales: ParcelShop elegido por el cliente, importe de reembolso u observaciones de entrega.
• Etiqueta: en el formato que use tu almacén (PDF o impresora térmica), impresa al empaquetar.
• Recogida: fija diaria o solicitada según el volumen del día.

De GLS a Shopify

• Preparación del pedido: Shopify lo marca como preparado con el número de seguimiento y el enlace de GLS, lo que dispara el email de envío al cliente.
• Estados: en tránsito, en reparto, disponible en ParcelShop, entregado.
• Incidencias: ausente, dirección incorrecta o rechazado, avisadas a atención al cliente antes de que el cliente pregunte.

Devoluciones

• Etiqueta de devolución: se genera cuando se aprueba la devolución en Shopify, para que el cliente la entregue en un ParcelShop o la recojan en su casa.
• Recepción: cuando el paquete vuelve al almacén, se marca en Shopify para liberar el reembolso y reponer el stock.

Cada flujo se dispara por un evento (un pedido pagado, un pedido preparado, un cambio de estado) o se programa cada cierto tiempo. Lo importante es que haya un registro de qué se ha enviado, qué ha fallado y por qué.

Particularidades de la integración Shopify – GLS

Preparaciones parciales y varios bultos

Shopify permite preparar un pedido en varias veces (por ejemplo, si falta un artículo) y cada preparación puede llevar su propio seguimiento. Hay que decidir cómo se traduce cada caso: un envío parcial es un envío nuevo, y un pedido grande en varias cajas es un envío con varios bultos, no varios envíos.

Entrega en ParcelShop

GLS tiene una red de ParcelShops donde el cliente puede recoger su pedido. Para ofrecerlo, el checkout de Shopify tiene que mostrar los puntos cercanos y guardar el que elige el cliente, y la integración tiene que pasar ese punto a GLS al crear el envío. Si el punto no viaja, el paquete acaba en casa del cliente o en incidencia.

Direcciones, islas e internacional

Las direcciones del checkout de Shopify no siempre encajan con lo que espera el transportista. Los casos más habituales son:

• Calle, número y piso mezclados en una sola línea, o líneas demasiado largas para la etiqueta.
• Teléfonos sin prefijo o sin teléfono, que GLS necesita para avisar de la entrega.
• Envíos a Canarias, Ceuta y Melilla, fuera del IVA comunitario y con documentación aduanera, igual que los envíos fuera de la UE.

La integración tiene que validar la dirección antes de crear el envío y avisar de las que no puede resolver, en lugar de generar una etiqueta que acabará en incidencia.

Pesos, medidas y embalajes

El peso del envío se calcula a partir del peso de cada producto en Shopify, al que hay que sumar el del embalaje. Si vendes productos voluminosos, también cuentan las medidas por el peso volumétrico. Definir unas cajas tipo y una regla de cálculo evita sorpresas en la factura del transportista.

Estados de GLS frente a estados de Shopify

GLS maneja muchos más estados e incidencias que los que Shopify muestra al cliente. Hay que hacer una tabla de equivalencias: qué estados se reflejan en Shopify, cuáles generan un aviso interno y cuáles se ignoran. Sin ella, o el cliente no se entera de nada o recibe un mensaje por cada escaneo.

Quién avisa al cliente

Shopify envía emails de envío y de entrega, y GLS también puede avisar al destinatario por email o SMS. Si ambos están activos, el cliente recibe mensajes duplicados. Lo habitual es que Shopify mande el email de envío con el seguimiento y GLS los avisos del día de entrega o de llegada al ParcelShop.

Contra reembolso y conciliación

Si ofreces pago contra reembolso, el importe tiene que viajar al envío y, cuando GLS lo liquide, marcarse como cobrado en Shopify (y en el ERP, si lo tienes). Las liquidaciones llegan agrupadas, así que la integración tiene que poder casar cada importe con su pedido.

Varios almacenes o un operador logístico

Shopify trabaja con ubicaciones y puede asignar cada pedido a una. Si envías desde varios almacenes, cada uno necesita su dirección de recogida y puede depender de una agencia GLS distinta. Si trabajas con un operador logístico, lo normal es que sea su SGA quien genere el envío, y la integración tenga que pasar por él.

Límites técnicos de cada lado

• Shopify limita el consumo de su API y ha centrado su desarrollo en la API GraphQL; las preparaciones de pedidos (fulfillments) se gestionan a través de ella.
• GLS ofrece servicios web con credenciales por cliente para crear envíos, obtener etiquetas y consultar el seguimiento. Como cualquier transportista, actualiza cada cierto tiempo sus servicios, así que una integración directa necesita mantenimiento.

Métodos para integrar Shopify con GLS

La app de GLS para Shopify

GLS Spain publica en la Shopify App Store la app GLS Iberia, gratuita, para España y Portugal.

• A favor: gratuita y del propio transportista; crea y modifica envíos, imprime etiquetas por lotes y muestra el seguimiento.
• En contra: cubre el flujo desde la tienda; un ERP o un SGA de por medio quedan fuera, y está solo en español.
• Encaja si: preparas los pedidos en tu propio almacén, con un volumen moderado y solo con GLS.

Plataformas multitransportista

Plataformas de envíos que conectan tu tienda con GLS y con otros transportistas desde un mismo panel.

• A favor: varios transportistas, reglas de asignación, página de seguimiento y portal de devoluciones.
• En contra: son otra suscripción, suelen exigir tu propio contrato y no conectan con tu ERP ni con tu SGA: el envío queda resuelto, pero el resto del flujo no.
• Encaja si: trabajas con varios transportistas y tu operativa gira en torno a la tienda.

Desarrollo a medida contra la API de GLS

Un programador o tu agencia conecta Shopify directamente con los servicios web de GLS.

• A favor: se ajusta exactamente a tu proceso.
• En contra: dependes de quien lo escribió, cada cambio del transportista es un riesgo y cada transportista nuevo es otro desarrollo.
• Encaja si: tienes un equipo técnico propio con capacidad de mantenerlo a largo plazo.

Gestión manual desde la web de GLS

Exportar los pedidos de Shopify, crear los envíos en la plataforma de GLS y copiar los seguimientos de vuelta.

• A favor: sin integración ni coste adicional.
• En contra: lento, con errores al copiar direcciones y seguimientos, y sin visibilidad de incidencias en la tienda.
• Encaja si: envías pocos pedidos al día o estás validando el canal.

Hub de integración

Una plataforma central a la que se conectan Shopify, GLS, tu ERP, tu SGA y el resto de sistemas, con flujos configurados para tu negocio.

• A favor: el envío forma parte del flujo completo del pedido (stock, preparación, factura y cobro), con monitorización centralizada, reintentos y un único sitio donde añadir transportistas.
• En contra: necesita una fase de definición inicial y es más proyecto que “instalar y listo”.
• Encaja si: tienes ERP o almacén externo, trabajas con varios transportistas o vas a seguir añadiendo sistemas.

Cómo elegir

Hazte cuatro preguntas:

1. ¿Preparo los pedidos en mi almacén o lo hace un operador logístico?
2. ¿Cuántos envíos hago al día, y cómo son mis picos?
3. ¿GLS es mi único transportista o hay más?
4. ¿Shopify está solo o hay un ERP que también necesita saber qué se ha enviado?

Si preparas en tu almacén, con pocos envíos y solo con GLS, la app de GLS puede bastar. Si trabajas con varios transportistas pero sin ERP, una plataforma multitransportista encaja. Cuantas más respuestas impliquen otros sistemas, más sentido tiene un hub.

Integrar otros sistemas en el stack

Shopify y GLS rara vez van solos. En cuanto la tienda crece, el envío se cruza con otros sistemas:

• ERP: stock, albarán, factura y cobro del pedido. Tienes guías de Shopify con Sage 200 y con Business Central.
• SGA u operador logístico: preparación y confirmación de lo que sale realmente del almacén.
• Otros transportistas: tienes también las guías de Shopify con SEUR, Correos Express y MRW.
• Marketplaces: Amazon, Miravia u otros, cuyos pedidos también hay que enviar y seguir.
• Atención al cliente e IA: para responder dónde está cada pedido con datos fiables.

Si cada uno se conecta por su cuenta con Shopify y con GLS, el número de integraciones crece muy rápido y cada una tiene su propio punto de fallo. Con un hub central, cada sistema se conecta una vez y añadir un transportista o un marketplace pasa a ser un flujo nuevo, no un proyecto nuevo.

Más guías relacionadas: Odoo y Shopify y Holded y Shopify.

Integración Shopify – GLS con Stoam Connect

Stoam Connect es el hub de integración de Stoam. Conecta Shopify con GLS y con el resto de sistemas de tu negocio mediante flujos diseñados para tu operativa, no para una operativa media.

• Con tu contrato de GLS. Usamos tus tarifas y tus servicios; nosotros nos ocupamos de la conexión y de mantenerla al día.
• El envío dentro del flujo completo. Pedido, stock, preparación, etiqueta, seguimiento y factura conectados con tu ERP y tu almacén.
• Un proyecto con definición previa. Antes de ejecutar, revisamos contigo servicios, ParcelShops, estados, incidencias y devoluciones.
• Licencia fija. No hay coste por volumen ni por operación, así que el Black Friday no sube la factura.
• Preparado para crecer. Otros transportistas, marketplaces, TPV, CRM o IA se añaden al mismo hub.

Preguntas frecuentes