Integración Shopify – Business Central: guía para conectar tu tienda online con el ERP

Resumen

Integrar Shopify con Business Central consiste en que los artículos, los precios y el stock salgan del ERP hacia la tienda, y que los pedidos, los clientes y los cobros de Shopify entren en Business Central sin teclearlos a mano. Microsoft ofrece un conector oficial y gratuito, pero solo para Business Central online. Antes de elegir, hay que decidir qué sistema manda en cada dato, quién emite la factura y si ese conector cubre tu proceso.

Hay cinco caminos: el conector oficial de Microsoft, apps de terceros, desarrollo a medida, plataformas iPaaS o un hub de integración. Cuál conviene depende de cómo tengas desplegado Business Central, de lo particular que sea tu proceso y de si Shopify y el ERP conviven con más sistemas.

Qué tener en cuenta antes de plantearte la integración

Qué sistema manda en cada dato

Lo habitual es este reparto:

• Business Central manda en artículos, costes, listas de precios, stock, clientes con datos fiscales, facturas y contabilidad.
• Shopify manda en el contenido de la ficha (fotos, descripciones, SEO), en las colecciones, en el pedido y en la experiencia de compra.

Si los dos sistemas pueden cambiar el mismo dato, tarde o temprano no coinciden. Déjalo por escrito antes de conectar nada: es la decisión que más problemas evita.

Qué Business Central tienes (y dónde está)

El despliegue cambia lo que se puede hacer:

• Business Central online: incluye el conector de Shopify de Microsoft, que se instala desde AppSource o viene ya instalado en los entornos nuevos.
• Business Central on-premises: el conector oficial no está disponible, así que necesitas otra vía.
• Extensiones y localización: revisa con tu partner qué extensiones tienes y cómo afecta la localización española (impuestos, SII, facturación) a los pedidos que lleguen de la tienda.

El conector oficial y su ritmo de actualización

Shopify mantiene cada versión de su API durante 12 meses, y el conector de Microsoft solo adopta versiones nuevas en las grandes actualizaciones de Business Central. Si tu entorno se queda atrás, Shopify puede bloquear las llamadas y la sincronización se para. Mantén Business Central al día y revisa el calendario de actualizaciones con tu partner.

Tu modelo de venta

No es lo mismo una tienda B2C que un canal B2B con precios por cliente, condiciones de pago y pedido mínimo. Shopify incluye funciones B2B en todos sus planes, y el conector ya sincroniza empresas, catálogos y precios B2B. Eso sí, algunos límites dependen del plan: los catálogos asignados directamente a una empresa necesitan Advanced o Plus.

Quién emite la factura

Lo recomendable es que la factura salga de Business Central, que además lleva la contabilidad. Con VeriFactu, la norma vigente obliga a las sociedades desde el 1 de enero de 2027 (Hacienda ha anunciado un aplazamiento a 2028 que aún no se ha publicado en el BOE). Comprueba con tu partner que tu localización está preparada.

Volumen y ritmo de cambios

¿Cuántos artículos y variantes tienes? ¿Cuántos pedidos al día y cuántos en campañas? ¿Cada cuánto cambian precios y stock? Tanto Shopify como Business Central limitan el ritmo de llamadas a sus API, y las sincronizaciones masivas hay que planificarlas.

Qué significa integrar Shopify con Business Central: definición operativa

En la práctica, una integración Shopify–Business Central es un conjunto de flujos de datos, cada uno con su origen, su destino, su momento y sus reglas.

De Business Central a Shopify

• Productos: artículos, variantes, referencia, peso y código de barras.
• Precios: precio de venta y, en B2B, precios por grupo de clientes o catálogo.
• Stock: disponible por ubicación, con la frecuencia que pida el negocio.

De Shopify a Business Central

• Pedidos: líneas, descuentos, portes, impuestos y forma de pago, como pedido de venta en Business Central.
• Clientes: alta como cliente a partir de una plantilla, o asignación a un cliente genérico.
• Cobros: transacciones y liquidaciones de Shopify Payments, para conciliarlas en contabilidad.

Flujos de vuelta

• Envío: cuando se registra el envío en Business Central, Shopify marca el pedido como preparado con el número de seguimiento y avisa al cliente.
• Devoluciones y reembolsos: el reembolso en Shopify tiene su abono en Business Central, y el stock vuelve a donde toca.

Cada flujo se dispara por un evento o se programa cada cierto tiempo. Lo importante es que haya un registro de qué se ha sincronizado, qué ha fallado y por qué.

Particularidades de la integración Shopify – Business Central

Artículos, variantes y atributos

Business Central trabaja con artículos, variantes de artículo y atributos; Shopify, con productos con opciones y variantes, con un límite de opciones por producto. Hay que decidir cómo se convierte cada artículo en producto de Shopify y qué dato hace de puente (normalmente la referencia o el SKU) antes de cargar el catálogo.

Listas de precios, mercados y catálogos

Business Central calcula precios con listas de precios y descuentos por cliente, grupo o cantidad. Shopify trabaja con un precio por variante, mercados por país y, en B2B, catálogos con precios propios. Decide qué listas de Business Central se publican en Shopify y cómo, porque no todas tienen equivalente directo.

Impuestos y grupos de registro

Shopify calcula los impuestos en el checkout y Business Central los aplica con sus grupos de registro de IVA (incluido el recargo de equivalencia o las ventas a otros países). Si los dos no aplican la misma regla, el pedido llega con céntimos de diferencia que no cuadran con la factura.

Clientes y NIF

El checkout de Shopify no pide NIF de serie, y Business Central lo necesita para facturar a empresas. En B2B, el NIF puede venir de la empresa en Shopify; en B2C hay que decidir si se crea un cliente por comprador o se usa un cliente genérico, y evitar duplicados cuando el mismo cliente vuelve a comprar.

Stock y ubicaciones

Hay que decidir qué ubicaciones de Business Central alimentan cada ubicación de Shopify, qué stock se publica (disponible, proyectado o menos reservas) y desde dónde se sirve cada pedido. Un cálculo de stock mal elegido acaba en ventas sin existencias.

Pagos y conciliación

Shopify Payments y las demás pasarelas te liquidan importes netos de comisiones y agrupados. Para que la contabilidad cuadre, cada liquidación tiene que casarse con sus pedidos y sus comisiones. Es el flujo que más trabajo manual ahorra y el que más se olvida.

Hasta dónde se puede adaptar el conector

Microsoft limita a propósito los puntos de extensión del conector, para que los cambios de Shopify no rompan las personalizaciones. Si tu proceso necesita reglas propias (agrupar pedidos, repartir por almacenes, campos a medida), tu partner tendrá que resolverlas con una extensión alrededor del conector o con otra vía. Los pedidos en borrador de Shopify, por ejemplo, no están soportados.

Límites técnicos de cada lado

• Shopify limita el consumo de su API y ha centrado su desarrollo en la API GraphQL; desde abril de 2025 las nuevas apps públicas tienen que usarla.
• Business Central también limita las llamadas a sus API y procesa las sincronizaciones en tareas programadas. Con mucho volumen, hay que repartir la carga y vigilar la cola de tareas.

Métodos para integrar Shopify con Business Central

Conector oficial de Microsoft

El conector de Shopify incluido en Business Central online.

• A favor: gratuito, mantenido por Microsoft y con código abierto; cubre productos, stock, clientes, pedidos, envíos, devoluciones, cobros y B2B.
• En contra: solo para Business Central online, poco adaptable y ligado al ritmo de actualizaciones de Business Central.
• Encaja si: tienes Business Central online y un proceso estándar.

Apps de terceros

Conectores de partners en AppSource o en la Shopify App Store.

• A favor: cubren huecos del conector oficial y algunos funcionan con on-premises.
• En contra: calidad y soporte desiguales, y otra licencia más que mantener.
• Encaja si: el conector oficial se queda corto en un punto concreto y la app lo resuelve.

Desarrollo a medida

Tu partner de Microsoft desarrolla una extensión o conecta las dos API.

• A favor: se ajusta exactamente a tu proceso.
• En contra: dependes de quien lo escribió, y los cambios de Shopify y de Business Central obligan a mantenerlo.
• Encaja si: tienes un partner estable que va a mantenerlo a largo plazo.

Plataformas iPaaS

Power Automate, Make u otras plataformas de integración.

• A favor: tienen conectores para los dos sistemas y los flujos sencillos se montan rápido.
• En contra: el coste crece con las operaciones y la lógica queda repartida en muchos flujos.
• Encaja si: el volumen es moderado y alguien de tu equipo domina la herramienta.

Hub de integración

Una plataforma externa a la que se conectan Shopify, Business Central y el resto de sistemas, con flujos configurados para tu negocio.

• A favor: reglas propias sin tocar el ERP, monitorización centralizada y un único sitio donde añadir sistemas.
• En contra: necesita una fase de definición inicial y es más proyecto que “instalar y listo”.
• Encaja si: tu operativa tiene particularidades, vendes por más de un canal o vas a seguir añadiendo sistemas.

Cómo elegir

Hazte cuatro preguntas:

1. ¿Mi Business Central es online u on-premises?
2. ¿Mi proceso es estándar o tiene particularidades (B2B, varios almacenes, varios mercados)?
3. ¿Quién va a mantener la integración cuando cambien Shopify o Business Central?
4. ¿Shopify y Business Central son los únicos sistemas o habrá más?

Si tienes Business Central online y un proceso estándar, empieza por el conector oficial: es gratis y está bien mantenido. Si estás en on-premises, tu proceso tiene particularidades o hay más sistemas, un hub externo tiene más sentido.

Integrar otros sistemas en el stack

Shopify y Business Central rara vez van solos. En cuanto la tienda crece, aparecen otros sistemas:

• Logística y transporte: SGA, operador logístico y agencias como SEUR; tienes una guía de Shopify y SEUR.
• Marketplaces: Amazon y otros, que también necesitan stock y precios del ERP.
• CRM y marketing: Dynamics 365 Sales, HubSpot o Salesforce.
• TPV: si tienes tienda física.

Si estás comparando ERP, tienes también las guías de Shopify con Sage 200 y con Odoo.

Si cada uno se conecta por su cuenta con Shopify y con Business Central, el número de integraciones crece rápido y cada una tiene su propio punto de fallo. Con un hub central, cada sistema se conecta una vez y el hub reparte los datos según las reglas del negocio.

Más guías relacionadas: Holded y Shopify, Shopify y Correos Express, Shopify y GLS y Shopify y MRW.

Integración Shopify – Business Central con Stoam Connect

Stoam Connect es el hub de integración de Stoam. Conecta Shopify con Business Central y con el resto de sistemas de tu negocio mediante flujos diseñados para tu operativa, no para una operativa media.

• Cuando el conector se queda corto. Las reglas propias viven en el hub, sin extensiones dentro del ERP.
• Un proyecto con definición previa. Antes de ejecutar, revisamos contigo qué sistema manda en cada dato, las casuísticas reales y los flujos.
• Licencia fija. No hay coste por volumen ni por operación, así que el Black Friday no sube la factura.
• Infraestructura segura. El hub se aloja en un entorno con certificación ISO 27001 y ENS.
• Preparado para crecer. Transporte, marketplaces, TPV, CRM o IA se añaden al mismo hub.

Preguntas frecuentes