Integración HubSpot – Sage 200: guía para conectar tu CRM con el ERP

Resumen

Integrar HubSpot con Sage 200 consiste en que el equipo comercial vea en el CRM los clientes, artículos, ventas y saldos reales del ERP, y que los clientes y negocios ganados en HubSpot pasen a Sage 200 como clientes y pedidos sin volver a teclearlos. Antes de elegir cómo hacerlo, hay que decidir qué sistema manda en cada dato, en qué momento un contacto se convierte en cliente del ERP y qué información necesita ver ventas.

Hay cinco caminos: apps del marketplace de HubSpot, desarrollo a medida contra las dos API, plataformas iPaaS, importación y exportación de ficheros o un hub de integración. Cuál conviene depende de cuántos flujos necesites, del volumen de clientes y de si HubSpot y Sage 200 conviven con más sistemas.

Qué tener en cuenta antes de plantearte la integración

Qué sistema manda en cada dato

Lo habitual es este reparto:

• HubSpot manda en leads, contactos, actividad comercial, oportunidades (negocios) y comunicaciones de marketing.
• Sage 200 manda en el cliente con sus datos fiscales y condiciones, en artículos y tarifas, en pedidos, albaranes y facturas, y en el saldo pendiente.

El punto delicado es la ficha del cliente: si un comercial cambia la dirección en HubSpot y administración la cambia en Sage 200, ¿cuál gana? Define campo a campo quién escribe y quién solo lee.

Qué Sage 200 tienes (y dónde está)

Muchas apps “Sage 200” del marketplace de HubSpot están pensadas para el Sage 200 de Reino Unido, un producto distinto del Sage 200 español (heredero de Sage Murano y Sage 200c). Revisa también la versión, las personalizaciones y dónde está instalado: HubSpot está en la nube y Sage 200 suele estar en un servidor local, así que la conexión tiene que ser segura y sin puertos abiertos.

Qué HubSpot tienes

No es lo mismo el CRM gratuito que Sales Hub o Commerce Hub en sus planes superiores. Funciones como los objetos personalizados, las propiedades calculadas o algunos límites de la API dependen del plan. Antes de diseñar la integración, comprueba qué objetos y funciones tienes disponibles: no tiene sentido llevar facturas a HubSpot si no hay dónde mostrarlas.

Cuándo se convierte un contacto en cliente del ERP

HubSpot tiene miles de contactos y empresas que nunca compran. No tiene sentido darlos de alta todos en Sage 200. Lo normal es fijar un disparador: cuando un negocio pasa a “ganado”, cuando se acepta un presupuesto o cuando administración valida los datos. A partir de ese momento, el cliente existe en el ERP y su código vuelve a HubSpot.

Qué necesita ver el equipo comercial

Pregúntale al equipo comercial qué consulta hoy en Sage 200 o pide a administración: últimos pedidos, facturación del año, saldo pendiente, riesgo concedido, tarifa asignada. Eso define qué datos tienen que llegar a HubSpot y con qué frecuencia. Llevar todo el ERP al CRM solo añade ruido.

Calidad de los datos de partida

Antes de conectar, revisa duplicados en los dos lados: empresas repetidas en HubSpot, clientes con varios códigos en Sage 200, NIF vacíos o con formatos distintos. Si se conectan sistemas con datos sucios, la integración multiplica el problema en lugar de resolverlo.

Qué significa integrar HubSpot con Sage 200: definición operativa

En la práctica, una integración HubSpot–Sage 200 es un conjunto de flujos de datos, cada uno con su origen, su destino, su momento y sus reglas.

De Sage 200 a HubSpot

• Clientes: empresas con su código de cliente, NIF, dirección, condiciones y comercial asignado.
• Artículos y precios: la biblioteca de productos de HubSpot con los artículos y tarifas del ERP, para que presupuestos y negocios usen precios reales.
• Actividad de compra: pedidos y facturas, o un resumen (última compra, facturación del año), para segmentar y priorizar.
• Situación financiera: saldo pendiente y riesgo, si el comercial los necesita para vender.

De HubSpot a Sage 200

• Clientes nuevos: empresa y contacto principal, dados de alta en Sage 200 cuando se cumple el disparador acordado.
• Pedidos u ofertas: los negocios ganados o los presupuestos aceptados, con sus líneas, como oferta o pedido de venta.
• Cambios de datos: los campos que HubSpot puede modificar, según el reparto que hayáis definido.

Flujos de vuelta

• Código de cliente: cuando Sage 200 da de alta el cliente, su código vuelve a HubSpot y une los dos registros para siempre.
• Estado del pedido: servido, facturado o cobrado, para que el comercial sepa en qué punto está su venta sin preguntar.

Cada flujo se dispara por un evento (un negocio ganado, una factura emitida) o se programa cada cierto tiempo. Lo importante es que haya un registro de qué se ha sincronizado, qué ha fallado y por qué.

Particularidades de la integración HubSpot – Sage 200

Empresa, contacto y cliente

HubSpot separa empresas y contactos, y un contacto puede estar asociado a varias empresas. En Sage 200 el centro es el cliente, con sus direcciones y personas de contacto. Lo habitual es que la empresa de HubSpot sea el cliente de Sage 200 y los contactos sean sus personas de contacto, pero hay casos (autónomos, grupos de empresas, delegaciones) que hay que resolver antes.

NIF y datos fiscales

Sage 200 necesita NIF, razón social y dirección fiscal para dar de alta un cliente; HubSpot no los pide de serie. Hay que crear las propiedades, hacerlas obligatorias en el paso previo al alta y validarlas. Sin eso, cada cliente nuevo acaba en una cola de revisión manual.

Negocios, presupuestos y pedidos

Un negocio de HubSpot puede tener líneas de pedido o solo un importe. Para crear una oferta o un pedido en Sage 200 hacen falta líneas con artículos del ERP, cantidades, precios y descuentos. Si los comerciales trabajan con importes globales, la integración solo podrá crear el cliente, no el pedido.

Productos, tarifas y descuentos

Sage 200 puede tener tarifas por cliente, descuentos por familia y condiciones especiales. La biblioteca de productos de HubSpot tiene un precio por producto (y por moneda). Hay que decidir si el comercial ve el precio de tarifa general y el ERP aplica las condiciones al crear el pedido, o si HubSpot tiene que mostrar ya el precio de cada cliente.

Comerciales y propietarios

El propietario de una empresa en HubSpot y el comercial asignado en Sage 200 deberían coincidir, porque de ellos dependen comisiones, informes y permisos. Hace falta una tabla de correspondencia entre usuarios de HubSpot y comisionistas de Sage 200, y una regla para cuando cambia el comercial de una cuenta.

Duplicados y claves de unión

La integración necesita una clave fiable para saber que una empresa de HubSpot y un cliente de Sage 200 son el mismo: el código de cliente una vez dado de alta y, antes, el NIF. El dominio web o el nombre no bastan. Sin clave, aparecen duplicados en los dos sistemas en pocas semanas.

Datos de compra para marketing

Con los datos de Sage 200 en HubSpot, marketing puede segmentar por lo que de verdad compra cada cliente: familias, frecuencia, importe o clientes que han dejado de comprar. Para que sea útil y legal, lleva solo lo que vayas a usar y respeta los consentimientos que ya gestiona HubSpot.

Límites técnicos de cada lado

• HubSpot limita el número de llamadas a su API según el plan y está cambiando su plataforma: desde octubre de 2026 ya no se pueden crear apps privadas del modelo antiguo, y las API v1 a v3 dejarán de tener soporte en septiembre de 2027 en favor del versionado por fechas. Una integración que se construya hoy debería usar ya el modelo nuevo.
• Sage 200 dispone de una API oficial, pero su cobertura no siempre llega a todos los procesos. Muchas integraciones se apoyan en las librerías oficiales de Sage, y escribir directamente en la base de datos SQL Server es mala idea: te saltas las validaciones y puede dar problemas con las actualizaciones.

Métodos para integrar HubSpot con Sage 200

Apps del marketplace de HubSpot

Hay apps que conectan HubSpot con Sage desde el marketplace.

• A favor: instalación rápida y flujos estándar ya resueltos.
• En contra: muchas están pensadas para el Sage 200 británico, suelen cubrir sincronizaciones básicas y se quedan cortas con tarifas por cliente, comisionistas o el paso de negocio a pedido.
• Encaja si: te basta con ver clientes y facturas en HubSpot y has comprobado que la app trabaja con el Sage 200 español.

Desarrollo a medida

Un programador conecta la API de HubSpot con Sage 200.

• A favor: se ajusta exactamente a tu proceso comercial.
• En contra: dependes de quien lo escribió, y los cambios de plataforma de HubSpot y las actualizaciones de Sage obligan a mantenerlo.
• Encaja si: tienes un equipo técnico propio con capacidad de mantenerlo a largo plazo.

Plataformas iPaaS

Herramientas como Make o Zapier, o plataformas empresariales de integración.

• A favor: HubSpot está muy bien cubierto y los flujos sencillos se montan rápido.
• En contra: el lado de Sage 200 suele ser el punto débil, el coste crece con las operaciones y la lógica queda repartida en muchos flujos.
• Encaja si: el volumen es moderado y alguien de tu equipo domina la herramienta.

Importación y exportación de ficheros

Exportar clientes y ventas de Sage 200 e importarlos en HubSpot (o al revés) con hojas de cálculo.

• A favor: sin desarrollo.
• En contra: datos siempre desfasados, duplicados en cada importación y nada de flujos de vuelta.
• Encaja si: es una carga inicial o un informe puntual.

Hub de integración

Una plataforma central a la que se conectan HubSpot, Sage 200 y el resto de sistemas, con flujos configurados para tu negocio.

• A favor: reglas a medida (cuándo se da de alta un cliente, qué campos manda cada sistema), monitorización centralizada y un único sitio donde añadir sistemas.
• En contra: necesita una fase de definición inicial y es más proyecto que “instalar y listo”.
• Encaja si: tu proceso comercial tiene particularidades o HubSpot y Sage 200 conviven con tienda online, marketplaces u otros sistemas.

Cómo elegir

Hazte cuatro preguntas:

1. ¿Solo necesito ver datos del ERP en HubSpot, o también crear clientes y pedidos desde el CRM?
2. ¿Tengo tarifas por cliente, comisionistas o condiciones especiales?
3. ¿Quién va a mantener la integración con los cambios de plataforma de HubSpot?
4. ¿HubSpot y Sage 200 son los únicos sistemas o hay más?

Si solo quieres ver clientes y facturas en HubSpot y el proceso es sencillo, una app probada con el Sage 200 español puede bastar. Si quieres que el CRM cree clientes y pedidos en el ERP con tus reglas, o hay más sistemas, un hub tiene más sentido.

Integrar otros sistemas en el stack

El CRM y el ERP son el centro, pero no los únicos sistemas que tocan al cliente:

• Tienda online: Shopify, WooCommerce o PrestaShop, cuyos pedidos y clientes también interesan a ventas y marketing.
• Marketplaces: como Amazon, con ventas que conviene ver por cliente.
• Portal B2B: donde tus clientes hacen pedidos con sus precios, y cuya actividad es oro para el comercial.
• Atención al cliente: para ver pedidos, envíos e incidencias desde el mismo sitio.
• Análisis de datos e IA: previsiones y cuadros de mando con datos de CRM y ERP juntos.

Si cada uno se conecta por su cuenta con HubSpot y con Sage 200, aparecen duplicados y versiones distintas del mismo cliente. Con un hub central, cada sistema se conecta una vez y el hub aplica las mismas reglas para todos.

Más guías relacionadas: Sage 200 y Salesforce y Sage 200 y Magento.

Integración HubSpot – Sage 200 con Stoam Connect

Stoam Connect es el hub de integración de Stoam. Conecta HubSpot con Sage 200 y con el resto de sistemas de tu negocio mediante flujos diseñados para tu proceso comercial, no para uno medio.

• Hecho para el Sage 200 español. Stoam es partner de Sage y Sage ha validado Stoam Connect.
• Un proyecto con definición previa. Antes de ejecutar, revisamos contigo qué sistema manda en cada campo, cuándo se da de alta un cliente y qué necesita ver ventas.
• Licencia fija. No hay coste por volumen ni por operación.
• Infraestructura segura. El hub se aloja en un entorno con certificación ISO 27001 y ENS.
• Preparado para crecer. Tienda online, marketplaces, portal B2B, TPV o IA se añaden al mismo hub.

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