Integración Sage 200 – Correos Express: guía para conectar tu ERP con la paquetería

Resumen

Integrar Correos Express con Sage 200 consiste en que cada albarán que se sirve en el ERP genere su envío en Correos Express, con la etiqueta lista para el bulto, sin copiar direcciones a mano, y en que el número de seguimiento, los estados de entrega y las incidencias vuelvan al albarán. Antes de elegir cómo hacerlo, hay que tener el contrato y las credenciales de los servicios web de Correos Express, decidir en qué momento nace el envío y aclarar qué servicios vas a usar.

Hay cinco caminos: gestión manual desde la web de Correos Express, plataformas multitransportista, desarrollo a medida contra su API, plataformas iPaaS o un hub de integración. Cuál conviene depende del volumen de envíos, de si trabajas con más transportistas y de si quieres conciliar la factura de Correos Express con lo que cobras de portes.

Qué tener en cuenta antes de plantearte la integración

Qué sistema manda en cada dato

El reparto suele estar claro, pero conviene dejarlo por escrito:

• Sage 200 manda en el cliente, la dirección de entrega, el pedido, el albarán, los bultos y los portes que se cobran.
• Correos Express manda en el número de envío, el seguimiento, los estados de entrega, las incidencias y lo que te factura por cada envío.

Si una dirección se corrige en la web de Correos Express y no en Sage 200, el siguiente envío a ese cliente vuelve a salir mal. Las correcciones tienen que volver al ERP.

Qué Sage 200 tienes (y dónde está)

Revisa la versión, las personalizaciones y los módulos que usas para preparar pedidos (por ejemplo, si trabajas con un SGA o con algún desarrollo de tu partner para expediciones). Correos Express está en la nube y Sage 200 suele estar en un servidor local, así que la conexión tiene que ser segura y sin puertos abiertos.

Tu contrato y tus credenciales de Correos Express

Correos Express es la empresa de paquetería urgente del Grupo Correos, con su propio contrato y sus propios servicios web, distintos de los de Correos. Para conectar directamente necesitas tu código de cliente y las credenciales de acceso a esos servicios, que se piden a través de tu comercial de Correos Express. Revisa también qué servicios tienes contratados y desde qué direcciones se recoge.

Dónde se preparan los pedidos

No es lo mismo un almacén que trabaja directamente con Sage 200 que un SGA o un operador logístico que prepara por ti. La etiqueta tiene que generarse donde se empaqueta, con los bultos y pesos reales, y el envío tiene que nacer cuando la mercancía está lista, no cuando se graba el pedido.

Qué servicios de Correos Express usas

Correos Express ofrece servicios con distintos plazos de entrega, envíos a islas e internacionales, entrega en punto de recogida y opciones como el reembolso. Define una tabla de equivalencias entre lo que se decide en Sage 200 (por cliente, por ruta, por peso o por pedido) y el servicio que se pide. Esa tabla decide el coste de cada envío.

Volumen y horarios de recogida

¿Cuántos envíos haces al día? ¿A qué hora pasa Correos Express a recoger? ¿Hay picos a final de mes o en campaña? Con volumen alto, las etiquetas tienen que generarse por lotes y todo tiene que estar listo antes de la recogida.

Qué significa integrar Correos Express con Sage 200: definición operativa

En la práctica, una integración Correos Express–Sage 200 es un conjunto de flujos de datos entre el albarán y el envío, cada uno con su origen, su destino, su momento y sus reglas.

De Sage 200 a Correos Express

• Envío: destinatario, dirección, persona de contacto, teléfono, email, servicio, bultos, peso y referencia del albarán o del pedido del cliente.
• Datos opcionales: importe de reembolso, portes debidos u observaciones de entrega.
• Etiqueta: en el formato que use el almacén (PDF o impresora térmica), impresa al empaquetar.
• Recogida: fija diaria o solicitada según el volumen del día.

De Correos Express a Sage 200

• Número de envío y seguimiento: guardados en el albarán, para que cualquiera pueda consultarlos sin entrar en la web de Correos Express.
• Estados: en tránsito, en reparto, entregado, con la fecha de entrega.
• Incidencias: ausente, dirección incorrecta o rechazado, avisadas a quien tenga que resolverlas.

Factura de Correos Express y conciliación

Correos Express te factura cada envío según el servicio, el peso y los suplementos. Si tus albaranes guardan el número de envío, se puede cruzar su factura con lo que has cobrado de portes a cada cliente y detectar diferencias de peso o servicios mal elegidos.

Cada flujo se dispara por un evento (un albarán servido, un cambio de estado) o se programa cada cierto tiempo. Lo importante es que haya un registro de qué se ha enviado, qué ha fallado y por qué.

Particularidades de la integración Correos Express – Sage 200

Albarán, pedido y envío

En distribución B2B es habitual servir varios pedidos del mismo cliente en un solo envío, o un pedido en varios albaranes. Hay que decidir qué genera el envío (el albarán, el pedido o un agrupado de albaranes por cliente y día) y cómo se reparte después el número de seguimiento entre los documentos.

Bultos y pesos

El peso del envío sale de los artículos en Sage 200 más el embalaje, y el número de bultos lo decide quien empaqueta. Si los pesos del ERP no son fiables, Correos Express facturará por el peso real y no cuadrará. Cada bulto lleva su etiqueta, así que el número de bultos tiene que ser correcto antes de imprimir.

Direcciones de entrega y contacto

Un cliente B2B suele tener varias direcciones de entrega, horarios de recepción y una persona de contacto distinta en cada una. Sage 200 guarda las direcciones; hay que asegurarse de que el teléfono, el email y el contacto de cada dirección están completos, porque Correos Express los usa para entregar y para avisar.

Portes pagados, debidos y reembolso

Hay clientes con portes pagados, otros con portes debidos y otros a los que se repercute el porte en factura. Si además cobras contra reembolso, el importe tiene que viajar al envío y la liquidación de Correos Express tiene que conciliarse con la factura del cliente en Sage 200.

Canarias, Ceuta, Melilla e internacional

Los envíos a Canarias, Ceuta, Melilla y fuera de la UE necesitan documentación aduanera y un tratamiento fiscal distinto (en Canarias, sin IVA). Si sirves a estos destinos, la integración tiene que mandar los datos que pida Correos Express para el despacho y Sage 200 tiene que facturar con el régimen correcto.

Quién avisa al cliente

Sage 200 no envía de serie el número de seguimiento al cliente, y Correos Express puede avisar al destinatario por email o SMS. Decide quién comunica cada momento: la integración puede enviar el seguimiento con el albarán, dejar los avisos de entrega a Correos Express o ambas cosas, sin duplicar mensajes.

Incidencias y devoluciones

Una incidencia sin gestionar acaba en devolución y en un cliente molesto. La integración tiene que avisar a la persona responsable cuando un envío se queda en incidencia y, si vuelve, reflejarlo en Sage 200 (devolución al almacén, nuevo envío o abono).

Varios almacenes o remitentes

Si sirves desde varios almacenes o con varias empresas, cada uno necesita su dirección de recogida y, a veces, su propio código de cliente en Correos Express. Hay que decidir qué almacén o empresa de Sage 200 corresponde a cada remitente.

Límites técnicos de cada lado

• Correos Express trabaja con servicios web propios, con credenciales por cliente y formatos de etiqueta definidos. Algunas operaciones, como anular un envío o cerrar el día, pueden no estar disponibles por API y hacerse desde su web; confírmalo con tu comercial.
• Sage 200 dispone de una API oficial, pero su cobertura no siempre llega a todos los procesos. Muchas integraciones se apoyan en las librerías oficiales de Sage, y escribir directamente en la base de datos SQL Server es mala idea: te saltas las validaciones y puede dar problemas con las actualizaciones.

Métodos para integrar Correos Express con Sage 200

Gestión manual desde la web de Correos Express

Crear los envíos en la plataforma de Correos Express, a mano o importando un fichero exportado de Sage 200.

• A favor: sin integración ni coste adicional.
• En contra: lento, con errores al copiar direcciones y sin seguimiento en el albarán.
• Encaja si: haces pocos envíos al día.

Plataformas multitransportista

Plataformas de envíos que conectan con Correos Express y con otros transportistas desde un mismo panel.

• A favor: varios transportistas, reglas de asignación y seguimiento centralizado.
• En contra: están pensadas sobre todo para tiendas online y su conexión con el Sage 200 español suele ser limitada; el albarán y la factura quedan fuera.
• Encaja si: tus envíos salen sobre todo de una tienda online.

Desarrollo a medida contra la API de Correos Express

Tu partner de Sage o un programador conecta Sage 200 con los servicios web de Correos Express.

• A favor: se ajusta exactamente a tu proceso.
• En contra: dependes de quien lo escribió, cada cambio de Correos Express es un riesgo y cada transportista nuevo es otro desarrollo.
• Encaja si: Correos Express es tu único transportista y tienes a alguien que lo mantenga.

Plataformas iPaaS

Plataformas de integración con flujos que se configuran con poco código.

• A favor: flexibilidad para flujos sencillos.
• En contra: raramente tienen conectores listos para Correos Express y para el Sage 200 español, así que acaban siendo un desarrollo a medida con otra herramienta.
• Encaja si: ya usas una y alguien de tu equipo la domina.

Hub de integración

Una plataforma central a la que se conectan Sage 200, Correos Express, el SGA, la tienda online y el resto de sistemas, con flujos configurados para tu negocio.

• A favor: el envío forma parte del flujo completo del pedido, con monitorización de incidencias, conciliación de la factura del transportista y un único sitio donde añadir transportistas.
• En contra: necesita una fase de definición inicial y es más proyecto que “instalar y listo”.
• Encaja si: tienes volumen, varios almacenes o transportistas, o envíos que salen de varios canales.

Cómo elegir

Hazte cuatro preguntas:

1. ¿Cuántos envíos hago al día y desde cuántos almacenes?
2. ¿Correos Express es mi único transportista o hay más?
3. ¿Quiero conciliar su factura con los portes que cobro?
4. ¿Los envíos salen solo del ERP o también de una tienda online o un marketplace?

Si haces pocos envíos y solo con Correos Express, su web puede bastar. Cuanto más volumen, más transportistas y más canales, más sentido tiene un hub conectado a Sage 200.

Integrar otros sistemas en el stack

El envío se cruza con casi todos los sistemas de la empresa:

• Otros transportistas: SEUR, GLS, MRW o internacionales, según destino o servicio. Tienes la guía de Sage 200 y SEUR.
• Tienda online: si también vendes en Shopify, WooCommerce o PrestaShop, el seguimiento tiene que llegar también a la tienda. Mira la guía de Sage 200 y Shopify.
• SGA u operador logístico: preparación, bultos y pesos reales.
• Marketplaces: como Amazon, que exige confirmar el envío con su seguimiento.
• CRM: Salesforce o HubSpot, para que ventas sepa cuándo llega cada pedido.

Si cada uno se conecta por su cuenta con Correos Express y con Sage 200, el seguimiento acaba en sitios distintos y cada integración tiene su propio punto de fallo. Con un hub central, cada sistema se conecta una vez y añadir un transportista pasa a ser un flujo nuevo, no un proyecto nuevo.

Más guías relacionadas: PrestaShop y Correos Express y Shopify y Correos Express.

Integración Correos Express – Sage 200 con Stoam Connect

Stoam Connect es el hub de integración de Stoam. Conecta Sage 200 con Correos Express y con el resto de sistemas de tu negocio mediante flujos diseñados para tu operativa, no para una operativa media.

• Hecho para el Sage 200 español. Stoam es partner de Sage y Sage ha validado Stoam Connect.
• Con tu contrato de Correos Express. Usamos tus tarifas y tus servicios; nosotros nos ocupamos de la conexión.
• Un proyecto con definición previa. Antes de ejecutar, revisamos contigo albaranes, bultos, servicios, portes e incidencias.
• Licencia fija. No hay coste por volumen ni por operación.
• Infraestructura segura. El hub se aloja en un entorno con certificación ISO 27001 y ENS.
• Preparado para crecer. Otros transportistas, tienda online, marketplaces o CRM se añaden al mismo hub.

Preguntas frecuentes